Синхронизация файлов и папок через портфель Windows

Синхронизация файлов и папок через портфель Windows

Думаю каждый из нас задавался вопросом «Что это еще за Портфель появляется в меню Создать и каково его назначение?» Мне так же стало интересно, для чего нужен портфель в Windows. На первый взгляд может показаться, что Портфель выполняет такие же функции, как и папка, но имеет другую иконку, но это далеко не так. Дело в том, что непосредственно в Портфеле нельзя создавать файлы и папки, а лишь копировать их в портфель и изменять. Создавать же можно только в подкатегориях, т.е. во вложенных папках! А все это из-за того, что функциональность портфеля предназначена для выполнения синхронизации между файлами и папками.

Давайте в рамках данной статьи выясним, для чего же нужен портфель в Windows и рассмотрим его работу.

Согласно справке, Microsoft рекомендует использовать портфель в двух ситуациях, при синхронизации файлов и папок с ПК по сети и между компьютером и съемным устройством. Я бы не стал использовать портфель для синхронизации по сети, так как намного проще дать доступ к ресурсам определенному пользователю и он через сеть сможет работать с документами. А вот синхронизацию через съемное устройство мы рассмотрим!

Как правило, необходимость в синхронизации возникает в том случае, если вы работаете с одними и теми же документами за разными компьютерами. Следовательно, вам всегда нужно иметь последнюю версию файлов. Конечно, можно каждый раз копировать и удалять всю папку, в которой находятся ваши документы, чтобы не выяснять какие файлы были изменены. Но, если файлов много, то это может занять немало времени. В этой ситуации нас как раз может выручить портфель Windows.

Создадим портфель в корне USB флешки (ПКМ \ Создать \ Портфель \ Рабочие документы)

И скопируем в данный Портфель файлы и папки, с которыми в дальнейшем собираемся работать за другим компьютером. Именно в момент копирования документов и папок между ними создается связь, благодаря которой будет выполняться сравнение версий файлов.

Как я уже говорил ранее, мы не можем ничего создать в Портфеле, так как к его меню просто нет пункта «Создать»

Но, мы можем создавать файлы и папки внутри папок

Все это обуславливается тем, что между файлами и папками внутри Портфеля существуют связь с теми файлами и папками откуда их скопировали. Если мы попытаемся создать файл, то у него просто не будет связи, а значит, не с кем его будет синхронизировать.

После того, как мы поработали с документами на другом компьютере (или просто с документами в нашем Портфеле Windows) мы можем выполнить синхронизацию (скопировать измененные файлы и папки).

Для этого мы можем либо нажать правой кнопкой мыши на Портфеле и выбрать «Обновить все»

Либо зайти в портфель и на панели инструментов нажать «Обновить все объекты»

Далее появится окно с информацией, что именно будет происходить в процессе обновления.

Как вы видите из скриншота, с момента последней синхронизации я внес изменения в файл «Партнерство» и создал файл УУУУИИИИИ в подпапке. Так вот в процессе обновления файл «Партнерство» будет заменен, файл УУУУИИИИИ создан и таким образом на обеих сторонах будут идентичные файлы.

Чтобы получить более подробную информацию, вы можете щелкнуть ПКМ \ Подробности и при возникновении каких-то не стандартных ситуаций (оба файла были обновлены с момента создания связи с портфелем) принять правильное решение.

Так же перейдя в (Свойства файла (папки) \ Состояние) можно увидеть информацию, с каким файлом (папкой) он связан.

А так же обновить отдельный файл, отделить от оригинала и найти оригинал, к которому привязан файл или папка.

Большое спасибо, что поделились данным материалом! 🙂 Наш Центр Обучения вас не забудет!

Как собрать «Портфель»

Синхронизация файлов, расположенных на разных компьютерах, может осуществляться при помощи стандартного средства Windows 95/98/NT под названием «Портфель», а в Windows 2000 — Offline Files.

Это удобные средства для работы с несколькими копиями одних и тех же документов на разных компьютерах. Оно позволяет, например, согласовать между собой копии документов на переносном и настольном компьютерах. Вы можете изменить файл на одном компьютере, и аналогичный файл будет изменен на другом компьютере в случае их соединения или переноса файла на этот компьютер при помощи какого-либо носителя.

Создание «Портфеля» на компьютере

Для установки «Портфеля» (My Briefcase) на свой рабочий стол вам необходимо выбрать при инсталляции Windows 95/98 вариант «Установка на переносной компьютер». Если вы предпочли типовой (Typical) вариант инсталляции, следует добавить «Портфель» из раздела Accessories («Принадлежности») при помощи вкладки «Установка Windows» (Windows Setup) инструмента «Установка и удаление программ» (Add/Remove Programs) «Панели управления» (Control Panel).

После установки дважды щелкните значок «Портфель» на рабочем столе и установите его параметры.

Для создания папки «Новый Портфель» нажмите кнопку «Пуск», выберите команду «Программы», а затем — «Проводник» (Explorer). Дважды щелкните на папке, в которой требуется создать новую папку портфеля, в меню «Файл» выберите команду «Создать», а затем — «Портфель».

Работа с «Портфелем»

Для работы в «Проводнике» или в «Моем компьютере» (My Computer) достаточно просто перетащить файлы, версии которых необходимо держать синхронизованными, из различных каталогов на значок «Портфель», находящийся в левой панели «Проводника» или на рабочем столе. В результате все важные файлы скопируются в каталог «Портфель».

После этого с помощью каталога «Портфель» вы сможете копировать файлы вашего основного места работы на какой-либо переносной носитель, вносить в них изменения, будучи вдалеке от исходного компьютера, а по возвращении обновлять содержимое исходных файлов.

Просто перенесите на дискету, компакт-диск, Zip или какой-либо иной носитель, который будет использоваться для переноса файлов на другой компьютер, папку (значок) «Портфель». При этом копирование этой папки будет отличаться от обычной процедуры, которая происходит при подобной операции, — на самом деле на «челночный» носитель будет перенесено все содержимое «Портфеля», включая desktop.ini, базу данных и, наконец, сами копируемые файлы.

Вставив дискету в другой, например мобильный, компьютер перенесите все файлы в его «Портфель» и удостоверьтесь, что копии были сохранены в этой папке, либо работайте прямо с дискетой.

По окончании работы с файлами на другом компьютере перенесите их обратно на дискету и возвратитесь на исходный компьютер.

Если вы готовы привести в соответствие файлы на компьютере и на «челночном» диске, дважды щелкните на значке «Портфель» и в его меню щелкните на пункте «Обновить все» (Update All). В результате все файлы на исходном компьютере обновятся (при этом показывается подробная информация об оригинале и измененной копии). Если же, например, оба синхронизуемых файла были изменены, то по умолчанию «Портфель» не приводит их в соответствие. Чтобы отменить выбор по умолчанию и обновить любую версию по вашему усмотрению, щелкните правой кнопкой мыши на пиктограмме файла и выберите направление синхронизации. К сожалению, «Портфель» не имеет средств для устранения несоответствий между двумя файлами.

Если же вы хотите обновить только некоторые файлы, выберите в меню пункт «Обновить выделенные объекты» (Update Selection). В результате выделенные файлы на основном компьютере будут автоматически исправлены. Вы также можете отменить ассоциативную связь между двумя копиями файла, если выберете пункт «Портфель» → «Отделить от оригинала» (Briefcase→Split From Original), — в этом случае два файла будут разделены (хотя и сохранят одинаковое имя) и в дальнейшем не смогут быть синхронизированы функцией «Обновить» (Update).

Однако будьте осторожны при переносе каталога «Портфель» на гибкий диск. Если там не хватит места, то «Портфель» окажется в «подвешенном» состоянии: одна часть его содержимого будет на рабочем столе, а другая — на дискете. При этом то, что останется на рабочем столе, будет неработоспособным и его нельзя будет использовать повторно, а если вы удалите эту часть, то находящееся на дискете не будет содержать всех нужных вам файлов.

Кроме того, если вы вдруг потеряете «челночный» диск, то ваша система останется без «Портфеля». При этом вы не сможете его восстановить даже с дистрибутива Windows. Однако не отчаивайтесь — вы можете создать сколько угодно новых экземпляров «Портфеля», щелкнув правой кнопкой мыши на рабочем столе, войдя в меню «Создать» (New) и выбрав пункт «Портфель» (Briefcase).

Не забывайте также, что, когда вы инсталлируете «Портфель» впервые, операционная система Windows создает команду быстрого вызова «Портфеля» в меню «Отправить» (Send To). Многие не знают этого и теряют время, вручную копируя файлы из одного окна в другое, тогда как для копирования с помощью команды «Отправить» нужно только щелкнуть на его пиктограмме правой кнопкой мыши.

Прямое кабельное соединение

«Портфель» имеет также несколько малоиспользуемых функций и возможностей, более удобных для мобильных пользователей. Для синхронизации файлов можно использовать USB-кабели, локальную сеть, телефонное или «Прямое кабельное соединение» (Direct Cable Connection).

Прямое кабельное соединение — важное средство для мобильных пользователей, однако оно не устанавливается в ходе обычного процесса инсталляции. Добавить его можно в разделе «Связь» (Communications). Именно оно и позволит вам наиболее эффективно пользоваться «Портфелем» при временном подключении одного компьютера к другому.

После создания «Портфеля» требуется, опять же вручную, средствами «Проводника» скопировать в него те папки, которые подлежат резервированию. В этом случае можно обратиться к дискам через «Сетевое окружение». После удаленного редактирования файлов щелкните по «Портфелю» правой кнопкой и выберите в его контекстном меню «Обновить все». Windows произведет сверку содержимого «Портфеля» и папки-источника и предложит вам указать, что из несовпадений следует исправить и как именно.

Изменить предлагаемые действия можно с помощью правой кнопки мыши. Принцип выбора действия системы прост — верным считается тот экземпляр файла, который был обновлен или создан позднее.

При этом в процессе использования прямого соединения компьютеров средствами «Портфеля» можно реализовать даже регулярное резервное копирование.

Windows 2000 меняет концепцию «Портфеля»

Одним из неожиданных сюрпризов Windows 2000, по общему признанию, стало то, что она, оказывается, очень хороша для мобильных компьютеров: у нее продуманная система управления питанием, продвинутые сетевые возможности, усовершенствованный механизм для синхронизации файлов и многие другие специфические мобильные возможности. Одним словом, это идеальная операционная система для портативных компьютеров.

Одной из таких «мобильных» возможностей является новый инструмент Offline Files. Его аналог в операционных системах Windows 95, 98 и NT — «Портфель» (Briefcase) — не был настолько удобен и полезен. Offline Files в Windows 2000 позволяет автоматически обновлять на ноутбуках кэшированные копии важных файлов и работать с ними, отключившись от сети. Причем для этого уже не нужно перемещать файлы в специальную папку: просто подключите снова ноутбук к настольному компьютеру, и Windows 2000 автоматически проверит, изменились ли интересующие вас файлы, и выдаст соответствующее уведомление.

Кроме того, в Windows 2000 очень хорошие инструменты для шифрования файлов и папок, что важно с точки зрения безопасности хранения информации на портативных компьютерах. Опция Encrypt интегрирована в меню работы над файлами и папками и позволяет защитить данные ключевым именем и паролем.

Вообще, для управления документами пользователя в Windows 2000 разработана специальная технология — IntelliMirror, которая позволяет документам следовать за пользователями, когда те меняют свое местонахождение. Основу этой технологии составляют автономные папки или кэшированные ресурсы. С помощью автономных папок пользователи могут локально хранить размещенные на сервере файлы, папки и даже Web-контент на своем компьютере с Windows 2000 и при этом использовать или просматривать информацию, не прибегая к сетевому соединению. Таким образом, автономные папки — это более интеллектуальный и интегрированный инструмент, чем «Портфель».

Вы можете просто щелкнуть правой кнопкой мыши на папке со своими файлами и выбрать свойство Make Available Offline из контекстного меню для того, чтобы операционная система кэшировала его информационное наполнение на переносной компьютер или «челночный» носитель. После того как вы отключите переносной компьютер от исходного, а затем вновь загрузите его, ваша папка уже окажется на нем и для работы с ней не потребуется поддерживать сетевое соединение. Если, например, вы работаете над текстовыми документами в Microsoft Word, вы можете продолжать редактирование своего файла точно так же, как если бы ваш «ведущий» компьютер был по-прежнему подключен к «ведомому». В следующий раз при установке соединения Windows 2000 самостоятельно выполнит синхронизацию на уровне файлов, перенеся на «базовый» компьютер все изменения, сделанные вами «в отлучке».

Другие средства для синхронизации файлов

Семейство карманных компьютеров, работающих под управлением новой версии ОС Windows CE, автоматически производит синхронизацию документов, персональной информации и электронных сообщений при подключении к настольным компьютерам, и с этой точки зрения не требует дополнительных возможностей.

Если вы работаете с текстовыми документами, не следует забывать и о возможности глобальной синхронизации файлов и сравнения текстов, реализованной в Microsoft Word.