MS EXCEL. Использование электронного табличного процессора excel: построение графиков. Взаимодействие excel с другими приложениями windows

Microsoft Excel (также иногда называется Microsoft Office Excel) — программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности экономико-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макропрограммирования VBA Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире. Ценной возможностью Excel является возможность писать код на основе Visual Basic для приложений (VBA). Этот код пишется с использованием отдельного от таблиц редактора. Управление электронной таблицей осуществляется посредством объектно-ориентированной модели кода и данных. С помощью этого кода данные входных таблиц будут мгновенно обрабатываться и отображаться в таблицах и диаграммах (графиках). Таблица становится интерфейсом кода, позволяя легко работать изменять его и управлять расчётами. В Excel имеются средства для создания графиков и диаграмм, с помощью которых вы сможете в наглядной форме представить зависимости и тенденции, отраженные в числовых данных. Кнопки построения графиков и диаграмм находятся в группе Диаграммы на вкладке Вставка .Выбирая тип графического представления данных (график, гистограмму, диаграмму того или иного вида), руководствуйтесь тем, какую именно информацию нужно отобразить. Если требуется выявить изменение какого-либо параметра с течением времени или зависимость между двумя величинами, следует построить график. Для отображения долей или процентного содержания принято использовать круговую диаграмму. Сравнительный анализ данных удобно представлять в виде гистограммы или линейчатой диаграммы. Для того чтобы построить график сначала нужно сформировать таблицу.Далее просто выделяем нужные нам ячейки и выбираем тип графика который надо построить. В результате мы получи график с которым сможем производить дальнейшие действия

Связь Excel с другими приложениями:Приложения пакета Microsoft Office поддерживают несколько способов обмена данными. Понятие обмен данными у пользователей, знакомых с Windows, как правило, ассоциируется с аббревиатурой OLE. Можно сказать, что использование технологии OLE (Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов) является одним из наиболее ярких примеров реализации концепции обмена данными между приложениями Microsoft Office. Однако не следует забывать и о буфере обмена, с помощью которого также можно производить обмен данными. Этот способ является самым простым и наиболее распространенным, так как многие пользователи имеют представление только о нем.
Буфер обмена.В Windows обмен данными между приложениями осуществляется в зарезервированной области памяти, называемой буфером обмена. Для занесения данных в буфер обмена применяется команда Edit > Сору (Правка > Копировать) или Edit > Cut (Правка > Вырезать), а для их вставки в нужное место документа — команда Edit ¦ Paste (Правка > Вставить). Пользователи Windows привыкли к тому, что операция копирования или вырезания, выполняемая в любом Windows-приложении, приводит к замене содержимого буфера обмена. Во многих случаях это сопровождается определенными неудобствами. В пакете Microsoft Office существует собственный буфер обмена, в который можно скопировать до 24 блоков информации (объектов). При этом блок, занесенный в буфер первым, не исчезает в результате помещения туда второго информационного блока. В данном случае речь идет не о буфере обмена системы Windows, а о так называемом офисном буфере обмена.
Доступ к офисному буферу обмена обеспечивается из всех приложений Microsoft Office, то есть, работая с этими приложениями, можно помещать объекты в буфер и копировать их оттуда. Объекты размещаются в буфере в той последовательности, в которой они туда заносятся. Копировать же их из буфера можно в любом порядке. Даже если объект помещается в буфер обмена Windows из приложения, которое не входит в пакет Microsoft он все равно автоматически становит-
ся доступным в офисном буфере обмена.
Если в буфере обмена уже содержатся 24 объекта, но пользователь вырезает или копирует еще один, данный объект помещается в буфер, а первый из числа там
находящихся (скопированный раньше других) удаляется из буфера обмена, чтобы освободить место.

Работа с фрагментами:В Excel существует возможность сохранять или передавать данные в виде фрагментов документа. Фрагмент представляет собой отдельный файл, который можно сохранить на жестком диске.
Для того чтобы создать фрагмент, сначала необходимо выделить часть таблицы, которая должва стать его содержимым, щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и в появившемся меню выбрать команду Сору (Копировать). Затем с помощью проводника Windows нужно найти папку, где этот фрагмент таблицы будет сохранен в виде файла, щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать команду Paste (Вставить). При необходимости вставить данный фрагмент в любое другое приложение Windows операции копирования и вставки следует повторить. Преимущество использования фрагментов по сравнению с применением буфера обмена состоит в том, что при выключении компьютера содержимое буфера обмена теряется, а фрагменты остаются на жестком диске до тех пор, пока не будут удалены пользователем.

Связывание и внедрение данных:При использовании технологии OLE данные Excel вставляются в другие файлы, в том числе и в Word-документы, как объекты; связь с приложением-сервером при этом сохраняется. Чтобы запустить приложение-сервер и получить возможность обработать с его помощью объект, достаточно выполнить двойной щелчок на данном объекте. После завершения работы с приложением-сервером объект в приложении-клиенте обновляется. Конечно же, для этого необходимо, чтобы приложение-клиент поддерживало технологию OLE.Приложения, поддерживающие технологию OLE, подразделяются, как вы теперь понимаете, на приложения-серверы и приложения-клиенты. Приложения-серверы предоставляют определенный объект в распоряжение приложения-клиента. Например, созданные в программе Paint рисунки могут быть вставлены в документ Excel , однако поместить Excel-таблицу в документ, созданный с помощью приложения Paint, невозможно. Таким образом, Excel может выступать и в качестве приложения-сервера, и и качестве приложения-клиента, a Paint — только в качестве приложения-клиента. OLE-объектами могут выступать графические изображения, текст, таблицы, аудио- и видеофайлы.

Связывание Excel с данными другого приложения:Способ обмена данными между Excel и некоторыми другими приложениями с помощью буфера обмена имеет один существенный недостаток: процесс происходит статически. Другими словами, после того как данные из Excel вставляются в приложение-клиент, пользователь лишается возможности применять при их обработке функциональные возможности Excel. Конечно же, данные можно модифицировать с помощью приложения-сервера, а затем опять скопировать их в приложение-клиент, однако такой метод работы: вряд ли можно отнести к числу эффективным

MS. Excel. Какие существуют ошибки в формулах Excel? Что они означают?

Программа Excel входит в пакет Microsoft Office и предназначена для подготовки и обработки электронных таблиц под управлением Windows..

Документом Excel является файл с произвольным именем и расширением .XLS. В терминах Excel такой файл называется рабочей книгой (Workbook). В каждом файле XLS может размещаться от 1 до 255 электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом (Sheet).

В представлении пользователя электронная таблица Excel состоит из 65536 строк (row) и 256 столбцов (column), размещенных в памяти компьютера. Строки пронумерованы целыми числами от 1 до 65536, а столбцы обозначены буквами латинского алфавита А, В, . Z, АА, АВ, . IV. На пересечении столбца и строки располагается основной структурный элемент таблицы — ячейка (cell). В любую ячейку можно ввести исходные данные — число или текст, а также формулу для расчета производной информации. Ширину столбца и высоту строки можно изменять.

Для указания на конкретную ячейку таблицы мы используем адрес, который составляется из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых эта ячейка находится (например, A1, F8, С24, АА2 и т.д.). В некоторых табличных процессорах ячейка называется клеткой, а адрес — координатами клетки.

Примечание. Буквенные обозначения столбца расположены по алфавиту, обозначение, как и номер, может увеличиваться и уменьшаться. Поэтому далее для простоты мы называем обозначение столбца номером.

Бели при вводе формул или данных допущена ошибка, то в результирующей ячейке появляется сообщение об ошибке. Первым символом всех значений ошибок является символ #. Значения ошибок зависят от вида допущенной ошибки.

Excel может распознать далеко не все ошибки, но те, которые обнаружены, надо уметь исправить.

Ошибка # # # # появляется, когда вводимое число не умещается в ячейке. В этом случае следует увеличить ширину столбца.

Ошибка #ДЕЛ/0! появляется, когда в формуле делается попытка деления на нуль. Чаще всего это случается, когда в качестве делителя используется ссылка на ячейку, содержащую нулевое или пустое значение.

Ошибка #Н/Д! является сокращением термина «неопределенные данные». Эта ошибка указывает на использование в формуле ссылки на пустую ячейку.

Ошибка #ИМЯ? появляется, когда имя, используемое в формуле, было удалено или не было ранее определено. Для исправления определите или исправьте имя области данных, имя функции и др.

Ошибка #ПУСТО! появляется, когда задано пересечение двух областей, которые в действительности не имеют общих ячеек. Чаще всего ошибка указывает, что допущена ошибка при вводе ссылок на диапазоны ячеек.

Ошибка #ЧИСЛО! появляется, когда в функции с числовым аргументом используется неверный формат или значение аргумента.

Ошибка #ССЫЛКА! появляется, когда в формуле используется недопустимая ссылка на ячейку. Например, если ячейки были удалены или в эти ячейки было помещено содержимое других ячеек.
Ошибка #ЗНАЧ! появляется, когда в формуле исп-ся недопустимый тип аргумента или операнда. Например, вместо числового или логического значения для оператора или функции введен текст.

Кроме перечисленных ошибок, при вводе формул может появиться циклическая ссылка.

Циклическая ссылка возникает тогда, когда формула прямо или косвенно включает ссылки на свою собственную ячейку. Циклическая ссылка может вызывать искажения в вычислениях на рабочем листе и поэтому рассматривается как ошибка в большинстве приложений. При вводе циклической ссылки появляется предупредительное сообщение

Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.025 сек.)

Лабораторная работа №20 Совместная работа приложений Excel и Word

Совместная работа приложений Mіcrosoft Excel и Word

20.1 Теоретические сведения

Существует множество различных способов совместного использования данных программами Microsoft Office. Например, Word предоставляет несколько способов вставки данных Microsoft Excel в документ Word. Можно скопировать и вставить электронную таблицу Excel в документ Word. Кроме того, в документ Word можно также вставить электронную таблицу в виде связанного объекта или внедренного объекта.

Основные различия между связыванием и внедрением (встраиванием) объектов заключаются в месте хранения данных и способе обновления данных после помещения их в документ.

Связанный объект – это объект (например, электронная таблица), созданный в одном файле и вставленные в другой файл с поддержкой связи между файлами. Связанный объект может обновляться одновременно с обновлением исходного файла. Связанный объект не является частью файла, в который он вставлен.

Внедренный объект – это объект (например, электронная таблица), вставленный в файл. Будучи внедренным, объект становится частью файла. При двойном щелчке внедренный объект открывается с помощью программы, в которой был создан. Все вносимые во внедренный объект изменения отображаются в содержащем его файле.

Связывание и внедрение можно осуществлять как при помощи буфера обмена, так и при помощи диалогового окна «Вставка объекта», которое вызывается командой Объект в меню Вставка.

Для выполнения этой лабораторной работы необходимо ознакомиться со способами совместного использования данных программами Microsoft Office. Внедрение при помощи диалогового окна «Вставка объекта» изложено в лекционном курсе и в рекомендованных источниках информации.

20.2 Цель работы

Приобретение практических навыков работы с программами Microsoft Excel и Word в процессе создания документов, копирования, связывания и внедрения объекта (электронной таблицы) Microsoft Excel в документ Word.

20.3 Постановка задачи

Для выполнения лабораторной работы выполните следующее:

1. создайте документ Word в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.1;
2. создайте чистую книгу, заполните рабочий лист в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.2, и выполните необходимые вычисления;
3. вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word следующими способами:
   • в виде таблицы Word;
   • в виде внедренного объекта;
   • в виде связанного объекта.

После вставки таблицы Excel в документ Word удалите данные в ячейке G5 во всех таблицах и обновите данные.

20.4 Пошаговое выполнение работы

20.4.1 Включите ПК

Нажмите кнопку Power на системном блоке ПК.

20.4.2 Запустите Microsoft Word и Excel

20.4.2.1 Запустите Microsoft Word, используя команду Главного меню.

После запуска Microsoft Word откроется окно приложения «Документ 1 — Microsoft Word«, в котором отображается пустой текстовый документ, основанный на шаблоне Обычный. Создайте документ в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.1, и сохраните его.

20.4.2.2 Не закрывая Word, запустите Microsoft Excel.

После запуска Microsoft Excel откроется окно приложения, в котором отображается пустая рабочая книга «Книга 1» с тремя рабочими листами. Создайте новую книгу и заполните рабочий лист в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.2. Выполните все расчеты (заполните строки и столбец «Всего» и строку «Итого») в электронной таблице и сохраните файл (рабочую книгу).

20.4.3 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word различными способами

20.4.3.1 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word в виде таблицы Word.

Для этого выполните следующие действия:

• выделите диапазон ячеек таблицы;
• нажмите кнопку Копировать на панели инструментов;
• перейдите в документ Word, выберите место вставки таблицы и нажмите кнопку Вставить на панели инструментов.

20.4.3.2 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word в виде внедренного объекта.

Для этого выполните следующие действия:

• выделите диапазон ячеек таблицы;
• нажмите кнопку Копировать на панели инструментов;
• перейдите в документ Word, выберите место вставки внедренного объекта;
• выберите команду Специальная вставка в меню Правка;
• установите переключатель в положение Вставить;
• В списке «Как:» выберите Лист Microsoft Office Excel (объект) и щелкните на кнопке ОК.

20.4.3.3 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word в виде связанного объекта.

Для этого выполните следующие действия:

• выделите диапазон ячеек таблицы;
• нажмите кнопку Копировать на панели инструментов;
• перейдите в документ Word, выберите место вставки связанного объекта;
• выберите команду Специальная вставка в меню Правка;
• установите переключатель в положение Связать;
• В списке «Как:» выберите Лист Microsoft Office Excel (объект) и щелкните на кнопке ОК.

20.4.4 Удалите данные в ячейке G5 во всех таблицах, вставленных в документ Word, и обновите данные

20.4.4.1 Удалите данные в ячейке G5 (число 128) таблицы Word, созданной способом копирования, и обновите данные во всей таблице.

• удалите число 128 в ячейке G5;
• пересчитайте данные во всей таблице.

20.4.4.2 Удалите данные в ячейке G5 (число 128) таблицы Word, созданной способом внедрения объекта, и обновите данные во всей таблице.

• выполните двойной щелчок на внедренном объекте (таблице), чтобы он открылся с помощью программы Excel, в которой был создан;
• удалите число 128 в ячейке G5;
• данные во всей таблице будут автоматически пересчитаны;
• щелкните вне поля внедренного объекта, чтобы вернуться в Word.

20.4.4.3 Удалите данные в ячейке G5 (число 128) таблицы Word, созданной способом связывания объекта, и обновите данные во всей таблице.

• выполните двойной щелчок на связанном объекте (таблице), откроется окно приложения Excel с открытой рабочей книгой;
• удалите число 128 в ячейке G5;
• данные во всей таблице будут автоматически пересчитаны;
• закройте приложение Excel, чтобы вернуться в Word.

20.4.5 Завершение работы

Сообщите преподавателю о выполненной работе. После разрешения на завершение работы закройте прикладные программы Microsoft Word и Excel , после чего можете приступить к сдаче тестов по выполненной работе.

Copyright

© Обучение в интернет, .
Обратная связь